Kender du det, at du lagde mappen på reolen i sidste uge og nu er den væk, du leder og leder men kan ikke finde den. Du bliver irriteret og frustreret og spørger andre kollegaer for så til sidst at finde den på ”den forkerte hylde”. Eller du leder efter din lineal, den plejer at ligge der på bordet men nu er den væk. Hvem har taget den? Det kan hurtigt blive mange minutter hver dag du bruger på at lede efter ting, produkter eller papirer fordi I ikke har fået defineret hvor tingene skal ligge og det giver uhensigtsmæssig bevægelse.
Papirarbejde
Hvor gør I for eksempel af de udskrevne papirer som kommer ud af printeren og som ikke bliver hentet? Ofte bruger vi meget tid på at spørge kollegaerne om det er deres print. Ved enkle ændringer i dit printer setup kommer der automatisk et afsendernavn med. Hvis ikke vi spørger kollegaerne ja så lægger i papirerne hvor der lige er plads og så skal der bruges tid på at finde sit print. Lav en ”bakke” til alle de print der ikke er blevet afhentet. Det gør det let at holde ryddeligt og så er der styr på papirerne.
I rigtig mange virksomheder bliver der spildt megen tid på at lede efter ting fordi de ikke er blevet placeret mest hensigtsmæssigt eller fordi de ikke har en fast plads. Men går du I dit eget køkken, eller ud på dit værksted, så vil jeg vædde på at al ting har sin faste plads og at redskaberne er placeret således de ligger mest hensigtsmæssigt. Hvorfor har vi det ikke sådan på vores arbejdsplads? Ude i værkstedet tegner vi ofte med tush rundt om svensknøglen, så vi ved at det er dens faste plads, og i køkkenet er alle potter, pander, røre skeer og krydderier tæt på komfuret. Så i køkkenet og på værkstedet der er vi Lean. En måde hvorpå man kan markere hvor ting skal være er med små labels eller ved at markere omridset på tingene med tape.
Udnyttelse af IT-systemerne
Vi bruger IT meget i vores dagligdag, og for nogen medarbejder bruger de hele dagen foran computerskærmen og arbejder med mange systemer. Vi har koblet flere og flere systemer sammen og efterhånden skal vi bruge mange klik for at skifte mellem skærmbilleder og informationer. Vi regner med at det er et vilkår, men faktisk kan en del af systemerne ”snakke sammen” hvis bare vi undersøger det. Så snak med jeres IT-udbyder om jeres behov og høre om det kan gøres smartere, højest sandsynlig kan de lave genveje.
Ansvar
Uhensigtsmæssigt ansvar kan være svært at se. Et eksempel: Salg er ansvarlig for at sikre at ordren er pakket korrekt. Flow-mæssigt er det mere smart, at det er lagermedarbejderne der sikre, at det er pakket korrekt efter sælgers anvisninger, eftersom det er dem der er i gang med at håndtere ordren.
En god måde at spotte om ansvaret er placeret korrekt er at se på flowet i hele værdikæden. Der skal helst være så få håndteringer som muligt i arbejdsflowet. Værdistrømsanalyser er et godt redskab til at spotte dette med.