Spildanalyse

Spildanalysen er en vigtig del af den samlede værdistrømsanalyse. Når jeres processer er blevet kortlagt, vil det være synligt, hvor i arbejdsgangene, der er spild. Spild er betegnelsen for de aktiviteter i jeres arbejde, der ikke skaber værdi for jereskunder. 
Forstil dig, at alle de aktiviteter du laver ( i form af ressourcer, tid eller penge) sender du igennem et rør. Kun 40% af alle de aktiviteter du laver er værdiskabende aktiviteter i forhold til dine kunder. Resten er spildaktiviteter som fiser ud gennemhullerne på røret, se billedet nedenunder.

Lean handler om, at lukke "hullerne i røret" så de fleste af virksomhedens aktiviteter er værdiskabende i forhold til kundens behov og ønsker.

De 8 spildtyper

For at kunne fjerne spild i arbejdsgangene skal medarbejderne først lære at se spildet. I det følgende uddybes de 8 forskellige former for spild.

Afbrydelser

• Mails der popper op på skærmen, telefonopringninger
• Kollegaer der spørger uden først at undersøge selv
• Dårlig til at skelne mellem nice to know >< need to know
• Haste ordrer/opgaver

Ventetid

• It-systermer: Hastighed, Nedbrud
• Afventer oplysninger, godkendelser, beslutninger
• Manglende eller forkert udnyttelse af ressourcer
• Dårlig mødekultur
• Manglende dokumentation

Uhensigtsmæssige bevægelse

• Langt til printer, kopimaskine, tætte samarbejdspartnere
• Leder efter sager, kontorartikler mm.
• Uhensigtsmæssig It-struktur
• Megen transport mellem kunder og arbejdsplads

Unødvendige processer

• Manglende systemintegration
• Genindtaste data
• Sagsakter sendes ”rundt i systemet”
• Mange ansvarsskift
• Kontrol
• Telefon- og mailafbrydelser
• Møder

Bunker/lager

• Forældede informationer
• Fysisk lager
• ustrukturerede filer
• Store bunker af sager
• Sager, der afventer viderebehandling

Fejl, returløb og uklar kommunikation

• Manglende dokumenter
• Manglende standarder og kravspecifikation
• Komplekse forretningsgange
• Tilretter de samme fejl igen og igen
• Manglende kommunikation på tværs af afdelinger
• Kender ikke succeskriterier
• Overlap af opgaver, uklar ansvarsfordeling

Overservicering

• Udfører mere end kunden har bedt om   
• Udskrifter og kopier
• Unødvendige mails
• Unødvendig højt detaljeringsniveau
• Overdreven gennemgang af sag
• For meget dokumentation på sagen

Uudnyttet viden

• Manglende medarbejder-involvering
• Ingen bidrager til løbende forbedringer
• Ingen lytter til hinanden – enhver passer sit
• Begrænset autorisation og   ansvar for opgaver
• Manglende system til at håndtere problemer/forbedringer