#1

Du kender det. Du har afleveret en sag eller opgave for et par dage siden og troede nu at den var afsluttet og ude af verden. Torsdag morgen ligger den igen på dit bord. Måske var det oprindeligt slet ikke din opgave, men nu er den endt på dit skrivebord og der er fejl eller mangler i den. Du er frustreret, det er så frustrerende at arbejde med en opgave eller sag man troede var afsluttet og så er den behæftet med fejl og mangler. Fejl der igen, og igen er i denne type af opgaver. Det er endnu mere frustrerende. At rette den samme fejl igen, og igen fordi der ikke er tid til at finde årsagen til at fejlen opstår. 

#2 

Du har garanteret prøvet det. Du har knoklet med at få opgaven lavet færdig, du er tæt på at kunne strege opgaven på din to do liste. Du henter dig en velfortjent kop kaffe og får en lille snak med en kollega der fortæller om den opgave hun arbejder på - den samme som du næsten er færdig med!! Det er da spild af tid!
 

 

 
Overlap af opgaver, manglende kommunikation på tværs af afdelinger, manglende standarder og kravspecifikation, rettelse af de samme fejl igen og igen er bøvl, der kan afhjælpes ved at gøre brug af flere værktøjer fra Lean værktøjskassen 

Kortlægning
Det bedste værktøj til at få fjernet bøvlet er en kortlægning af arbejdsgange, der går på tværs af afdelinger og funktioner, det vi kalder værdistrømsanalyser.



Du inviterer 1-2 personer ind fra hver afdeling og sammen tegner i hele værdistrømmen på Brown paper. Værdistrømmen fra kunden bestiller en ydelse/produkt til kunden modtager det bestilte. 

Dette er et yderst kraftfuldt værktøj, det tager dog et par uger at få gennemført. 

PDCA modellen
Hvis du ønsker en god metode til på en struktureret måde at få løst de gentagne fejl, skal du bruge PDCA modellen. 


P:  Plan 

D: Do

C: Check

A: Act



Stop  op når du ser en fejl, find ud af hvor fejlen opstår.

P
Planlæg hvad løsningen skal være for at fejlen ikke opstår igen. Tage evt. en eller flere kolleger med til råds. Når du har planlagt hvad der skal ske, går du videre med D.
D
Gennemfør tiltaget – implementer ideen/løsningen og hop videre til C
C
Tjek op på om løsningen nu også resulterede i at fejlen ikke kommer igen. Når du er sikker på at fejlen ikke kommer igen, gå videre til A.
A
Kommuniker løsningen ud til relevante medarbejdere og/eller skriv det i jeres procesbøger. Det er en god måde, hvorpå du sikrer dig at du får den ønskede gevinst.
 
Tjeklister
Oplever du for mange gange, at du får en opgave,  men må rykke andre for den manglende info, før du kan komme igang med opgaven?  Så kan det at lave en simpel tjekliste, gøre en kæmpe forskel. Lav en tjekliste, som skal være krydset af inden opgaven sendes videre. Tjeklisten kan laves enten manuelt eller elektronisk i jeres it-system. På den måde sikrer du dig, at du har de nødvendige informationer, når du modtager en opgave. 
 
Mål på dine fejl
Ofte ved vi ikke hvor mange fejl og returløb der sker i løbet af en periode. Vores antagelser er baseret på mavefornemmelser. Hvis I ønsker at gøre det mere konkret, er en super måde at gøre det på gennem en simpel måling, hvor fakta kommer på bordet.
Tag et stykke papir, sæt en streg for hver gang du modtager et fejlbehæftet stykke arbejde. Tro mig, du bliver overrasket over hvor mange streger du sætter og det gør afdelingen du modtager fejlene fra også!