Bunker og lager

- 06/05/19

Vi starter denne uges tirsdagsbøvl ud med en lille øvelse. Rejs dig op og vend dig om – hvor mange mapper, bøger og forskellige papirer har du i reolen bag dig? Tag et kik på dit skrivebordsmøbel, hvor høj er bunken af papirer? Måske har du også bunker af papir på dit skrivebord?

Bare rolig, det er helt normalt.

Rigtig mange af os gemmer på rigtig meget i frygt for at skille os af med noget, vi en dag skal bruge igen. Ofte får vi aldrig brug for det igen, og gør vi, er det ofte forældet.  
De gange hvor vi rent faktisk skal bruge noget igen, tager der enormt langt tid at finde det i de mange bunker og mapper på reolen. Det er spild af tid!

Et tip kan være at gennemgå dine mapper og papirer. Det du mener, du får brug for igen, stiller du tilbage på reolen. Resten skal du have væk fra dit kontor – eventuelt på depotet eller i kælderen, hvis I har sådan en. Når der er gået en måned, så tag det frem du har beholdt på din reol, hvor meget af det har du brugt den sidste måned? Det du ikke har haft fremme i løbet af den sidste måned, kan du roligt sætte på depotet eller i kælderen til dine andre papirer og mapper. I reolen giver de ikke nogen værdi, her fylder de og gør at du mister overblikket over dine vigtige informationer.

 

 

De digitale bunker og ustruktureret data

Har I en god struktur for, hvor på computeren medarbejderne skal gemme deres dokumenter?
Vi gemmer rigtig mange dokumenter og noter på vores computer hver dag, men det er ikke nogen selvfølgelighed at der er tænkt meget over, hvordan vi laver den bedste struktur for vores filer. Ofte gemmer vi filerne på et fællesdrev, så kollegaerne også kan finde filerne. Udfordringen er at vi gemmer dokumenterne, der hvor vi lige i dette øjeblik synes det er smartest. Efter noget tid, har vi glemt hvor vi har gemt filerne og så skal vi bruge en masse unødvendig spildtid på at finde dem igen. Vores kollegaer har også svært ved at gennemskue vores ”logiske” placering, og bruger også unødvendig spildtid på at finde dem.
Det kan derfor ikke understreges nok, hvor vigtigt det er, at der bliver lavet en standard for hvordan I gemmer jeres dokumenter og især også for hvad I kalder dem. Og så kræver det træning af alle medarbejdere, så alle ombord er klar over hvor og hvordan man håndterer elektroniske dokumenter hos jer.  Det er en god investering i tid – det kommer mange gange igen, og i vil opleve mindre frustration, stress, tidsspilde og færre fejl.

 

 

Og så er der lige det med lageret…

De fleste ved godt, at det ikke er rentabelt at have et alt for stort lager, men lige for en sikkerheds skyld nævner vi det lige igen.
Derfor er ikke godt at have et stort lager:
  • Lagerbinding – du har mange penge bundet op på varer, som bare ligger og afventer næste handling.
  • Udgift til lagerbygning eller plads hvor varerne står.
  • Varerne kan blive for gamle og miste værdi.
  • Varerne kan miste sin værdi hvis kunderne pludselig ikke ønsker produktet mere.
Lager og bunker giver ofte stress og frustrationer for medarbejderne og så gør det flowet mere trægt og det kan ende med at koste virksomheden mange penge.


Tilbage til oversigten

Bliv ringet op