Ved du, hvor meget de her afbrydelser egentlig koster?
Undersøgelser viser at det kan tage op til 25 minutter før du igen er i flow og fuldt koncentreret om dit arbejde. Ved mindre afbrydelser tager det typisk 3-5 minutter før du overhovedet kommer i gang med opgaven igen.
Hyppige afbrydelser er en af de helt store syndere i forhold til effektivitet, vi lægger bare ikke mærke til det i løbet af dagen. Vi tror det er et vilkår, men det behøver det ikke være!
I bund og grund handler det om kulturen på din arbejdsplads. Fx så er der mange steder, hvor man, når man sender mails, sætter medarbejdere på Cc, for at være sikker på at alle er blevet informeret. Giver det værdi for alle der modtager disse mails?
Et generelt tip, når du sender mails, ringer eller går over til en kollega for at snakke, er at skelne mellem ’Nice to Know’ og ’Need to Know’. Stil dig selv spørgsmålet: ’giver det værdi for min kollega/ansatte, at jeg forstyrrer? For ja du forstyrrer, især hvis informationen du giver, ikke har nogen værdi. Der skal selvfølgelig være plads og tid til at snakke med kollegaerne, men så afsæt tid til det i stedet for at ’droppe forbi’.
Hos flere af de kunder jeg har haft, har vi indført signalkort i rød og grøn. Vil du ikke forstyrres fordi du har travlt og har brug for at være i flow og fuldt koncentreret, så sætter du det røde skilt frem på bordet eller på døren. Sidder du derimod med en opgave hvor det er ok at blive forstyrret, så sætter du det grønne skilt frem. Denne metode er elsket af nogen og hadet af andre – brug den, hvis det giver mening for jer.
En af de andre store syndere i forhold til effektivitet er uklar eller manglende kommunikation. I rigtig mange virksomheder, især i de administrative og serviceorienterede virksomheder, opstår der ofte misforståelser grundet uklar eller manglende kommunikation. Mange sidder i deres egen lille verden og tænker primært på, hvordan de selv kan performe. Det er en af årsagerne til, at der opstår mange fejl og misforståelser mellem medarbejdere og afdelinger. Hvis vi kan få nedbrudt de siloer, vi hver især sidder i, få højnet kommunikationen på tværs af afdelinger, og få sat fokus på de rigtige informationer, vil vi få fjernet en masse fejl, misforståelser og bøvl.
Et godt tip, er at se indad og starte med dig selv. Hvornår har du sidst spurgt de kollegaer/afdelinger du leverer ydelser ind til, om det du leverer, skaber værdi for dem? Hvornår har du sidst spurgt indtil, om de får den nødvendige viden til at kunne lave deres opgaver så effektivt som muligt?