Er du også af den opfattelse at Lean kun anvendes til at effektivisere produktionen med? Du er ikke den eneste. Rigtig mange tror stadigvæk at Lean kun fungerer i produktionsvirksomheder, men det er en helt forkert – der er faktisk et endnu større effektiviseringspotentiale i de administrative- og serviceorienterede virksomheder.
Mange tror ligeledes fejlagtigt, at hvis man har optimeret produktionen, så er virksomheden effektiv, men sådan hænger det ikke sammen.
Lean handler om at arbejde med hele værdikæden fra kunden efterspørger et produkt/en ydelse – til kunden har fået det han ønsker og her spiller de administrative funktioner en stor rolle i rigtig mange virksomheder.
Leantankegangen kan med stor succes implementeres i alle virksomheder og organisationer uanset branche, størrelse og form. Forudsætningen for at arbejde med Lean er blot, at I ønsker at sætte Jeres kunder i centrum og levere mest mulig værdi for dem.
Lean i administrative processer
Administrationen er fælles for mange af virksomhedens funktioner og med til at binde virksomhedens forskellige fagområder sammen.
Funktionerne overlades ofte til enkelte medarbejdere med en forventning om, at opgaverne løses på den mest effektive måde. Men ligesom der kan være spild i en produktion, kan der også være store flaskehalse og spild i administrationen.
Ved at fokusere på at skabe et effektivt flow på tværs af afdelingerne ud fra hvad der giver mest mulig værdi for kunderne og gøre op med silotænkning kan du bl.a.:
- Forbedre medarbejdertrivslen: gennem involvering, fjernelse af bøvl og spildaktiviteter, klar ansvarsfordeling, ansvar til den enkelt mm
- Højne effektiviteten: gennem fjernelse af spild, kortere gennemløbstider (svartider, ordrebehandlinger), færre bunker af sager mm
- Bedre kvalitet: gennem klarlæggelse af niveauet af kvaliteten, løbende forbedringer dvs. fjernelse af spild, fokus på interne kunder og eksterne kunders behov/ønsker, arbejde med forebyggelse frem for brandslukning m.m.
Lean handler om at levere maksimal kundeværdi – med mindst mulig indsats
At ’levere maksimal kundeværdi’ handler om at kende sin kunde og hvad der giver værdi for kunden, ’med mindst mulig indsats’ handler om at WORK HARDER – NOT SMARTER det vil sige at fjerne alt det spild i jeres arbejdsgange der ikke skaber værdi for jeres kunder.
Alt hvad vi laver, skaber værdi for vores kunder, tænker du måske, men gør det nu også det?
Reflekter lidt over udsagnene herunder…
Måske er det alligevel ikke alle jeres aktiviteter der giver værdi for kunden. De hyppigste former for spild i administrative processer er ventetider, afbrydelser, dårlig mødekultur, overservicering, dårlig kommunikation og returløb.
Medarbejderne er nøglen til succes
Når man sidder med administrative processer, kan det være svært at se og måle på spild. Det er derfor vigtigt, at fokus rettes mod de administrative medarbejdere.
Men hvordan skal jeg identificer og finde spildet tænker du som leder måske?
Bare rolig du skal bare have aktiveret medarbejderne for det er dem der ved hvor alt spildet er i organisationen.
Det er dem der ved hvor guldet er begravet – dem der ved hvor tingene ikke fungerer optimalt og hvad der skal til for at gøre det bedre.
Det er det potentiale vi anvender i Lean.
Dine medarbejdere er også virksomhedens kunder, interne kunder. Alle afdelinger er afhængige af hinanden, derfor er det i særdeleshed vigtigt ikke kun at skabe værdi for den eksterne kunde, men i den grad også for den interne kunde. Hvordan skal I ellers højne effektiviteten, skabe mere trivsel og i sidste ende, være i stand til at give den eksterne kunde det der forventes, hverken mere eller mindre?
Det er vigtigt at hver medarbejder har forståelse for sammenhængen af virksomhedens arbejdsgange og hvor netop deres arbejde er med til at skabe værdi for den eksterne kunde. For at kunne det, er det nødvendigt først at forstå, hvad det er der skaber værdi for den interne kunde. Altså at forstå hvad det er ens kolleger har brug for og forventer af det stykke arbejde man laver, for at virksomheden i sidste ende kan aflevere det forventede produkt.
Værdistrømme
En yderst effektiv måde at belyse spild i administrationen på er ved hjælp af en værdistrømanalyse. Her kortlægger du sammen med dine medarbejdere alle de administrative aktiviteter, der foregår på tværs af alle afdelinger, fra kunden bestiller en ydelse til kunden har modtaget den.
Når alle aktiviteter er kortlagt, vil det være tydeligt at se, hvor I de administrative arbejdsgange der er spild – der hvor aktiviteterne ikke bidrager til værdi for kunden.
Kortlægningen lægger op til en diskussion og snak om, hvad der kan gøres for at forbedre arbejdsgangene og det er her medarbejderne har muligheden for at komme til orde og gøre opmærksom på, hvad der skaber værdi hos dem. Medarbejderne udarbejder sammen en række forbedrings- og løsningsforslag, så der bliver taget højde for fremadrettet at skabe værdi for den interne kunde samtidig med at der elimineres en masse spild, der i sidste ende skaber værdi for den eksterne kunde.