Procesoptimering kan være nødvendig, hvis din virksomhed skal følge med udviklingen og fortsat skabe værdi for jeres kunder. Vil I fortsat sikre jer at levere til tiden, til den rigtige pris og uden fejl, er det nødvendigt at kigge jeres processer igennem engang imellem.
I arbejdet med procesoptimering, er jeg stor fan af kortlægningsværktøjet (VSM).
Jeg har netop færdiggjort to procesoptimeringer sammen med Nordic Computer, hvor der er ca. 50 medarbejdere.
Kortlægningerne af de to processer har resulteret i 135 forbedringsforslag til, hvordan det optimale flow i de to processer kan realiseres.
- IT-rettelser
- Bedre kommunikation på tværs af afdelingerne
- Datadisciplin
- Mere ansvar til den enkelte
Ved at anvende kortlægningsværktøjet blev det hurtigt synligt, hvor i de to processer der blev genereret en masse spild og bøvl. Udover at synliggøre spild, er det geniale med kortlægningsværktøjet at det er medarbejderne selv der identificerer, hvor spildet er, og det er også dem der kommer med forslagene til, hvordan det bliver fjernet.
En af medarbejderne udtaler efter forløbet:
Denne ahaoplevelse er netop grunden til, at det er vigtigt at have medarbejderne med hele vejen.”Det har givet mig en helt anden forståelse for mine kollegaers udfordringer, og hvilke konsekvenser det har, når jeg ikke får sendt de korrekte informationer afsted til næste afdeling”.
Gevinsten
Når de 135 forbedringsforslag er implementeret, kan virksomheden hente følgende gevinster:
- Frigjort tid på min 30% på processerne, da de har fået fjernet en masse spildaktiviteter og gjort plads til færre forstyrrelser.
- Bedre kundeservice og markant færre returordrer, da de har fokus på, hvad der giver værdi for kunden.
- Markant højere trivsel blandt medarbejderne, da bøvlet er fjernet og de har fået større forståelse og ansvar for aktiviteterne.
De 135 forbedringsforslag, er alle nogle der kan implementeres i løbet af de næste par måneder, da de er forholdsvis nemme at implementere. IT-rettelserne, der kun udgør 1/3 del af alle forbedringsforslagene, kræver fx at virksomheden investerer under 200.000 kr. i udviklingstimer.
De resterende forslag, kræver lidt mere opmærksomhed, da disse betyder ændring i vaner og kultur. Det er ikke noget der sker over natten, og virksomheden er klar over, at det er her, det kan tage lidt tid før gevinsten hjemtages.